GESTÃO DOCUMENTAL EFICIENTE: A IMPORTÂNCIA DA TABELA DE TEMPORALIDADE
Definindo Prazos e Regras para a Retenção e Descarte de Documentos
A tabela de temporalidade é um instrumento fundamental na gestão de documentos em organizações públicas e privadas. Ela estabelece os prazos pelos quais os documentos devem ser mantidos e, posteriormente, descartados ou arquivados permanentemente. A correta aplicação da tabela de temporalidade é essencial para garantir a organização eficiente de documentos, a conformidade com regulamentações legais e a economia de espaço físico e recursos.
Os períodos de tempo pelos quais os documentos devem ser arquivados podem variar significativamente de acordo com o tipo de documento e as regulamentações específicas de cada setor. No entanto, algumas orientações gerais podem ser consideradas:
Documentos Administrativos: Documentos de rotina, como correspondências internas e comunicações cotidianas, geralmente podem ser mantidos por períodos relativamente curtos, que variam de acordo com as necessidades da organização. Geralmente, isso varia de alguns meses a alguns anos.
Documentos Financeiros: Documentos financeiros, como faturas, recibos, extratos bancários e registros contábeis, geralmente têm períodos de retenção mais longos, muitas vezes de cinco a dez anos, de acordo com regulamentações fiscais.
Documentos Jurídicos: Documentos relacionados a questões legais, como contratos, acordos e processos judiciais, devem ser mantidos por um período consideravelmente longo, frequentemente de dez anos ou mais, dependendo das leis e regulamentos locais.
Documentos de Recursos Humanos: Documentos relacionados a funcionários, como registros de emprego, folhas de pagamento e documentos relacionados a benefícios, podem ter prazos de retenção específicos, geralmente de três a cinco anos após o término do relacionamento empregatício.
Documentos de Valor Histórico: Documentos de valor histórico, como registros de atas e decisões importantes, podem ser arquivados permanentemente em arquivos históricos ou museus.
É importante destacar que a tabela de temporalidade deve ser elaborada ou adotada considerando as leis, regulamentos e normas específicas que se aplicam à organização. A retenção inadequada ou o descarte prematuro de documentos podem resultar em problemas legais, perda de informações valiosas ou dificuldades em auditorias e investigações.
Além disso, a tecnologia está desempenhando um papel crescente na gestão de documentos, permitindo a digitalização e o armazenamento eletrônico de registros. Nesse contexto, as organizações também devem considerar como as diretrizes de retenção se aplicam aos documentos eletrônicos e garantir que os sistemas de gerenciamento de documentos estejam em conformidade com as normas de segurança de dados.
Em resumo, a tabela de temporalidade é uma ferramenta essencial para a gestão de documentos, ajudando as organizações a determinar por quanto tempo os registros devem ser mantidos antes do descarte ou arquivamento permanente. Essa prática é fundamental para cumprir regulamentações legais, garantir a organização eficiente de documentos e preservar informações valiosas ao longo do tempo. A elaboração e a manutenção adequadas da tabela de temporalidade são vitais para uma gestão de documentos eficaz.
